Uma das ferramentas mais formidáveis que inventaram foi a internet.
Lembro-me que um professor de informática me disse, vários anos atrás
que, no futuro, iríamos enviar cartas eletrônicas via computador e que,
além de chegarem ao seu destinatário segundos depois, ainda por cima
seria de graça.
Na época achei o cara um tremendo maluco, mas o futuro chegou e tive
que engolir o quiabo, quer dizer, engolir minha ignorância. Explico
sobre o quiabo: é que o nome do professor era Losquiavo, mas claro que
eu o apelidei de “Los-quiabo”. E quando ele pegava no meu pé virava
“Los-diabo”. Sim, eu era uma peste, mas Deus é poderoso! Vamos então
saber um pouquinho sobre como enviar e-mails mais eficientes.
Assinatura
Antes de qualquer coisa: e-mail sem assinatura é e-mail de ninguém.
Tenha sua assinatura já gravada no seu programa de e-mails para agilizar
seu dia-a-dia. Uma assinatura eficiente traz seu nome completo, seus
telefones (fixo e celular) sempre com o DDD e o site da sua empresa, se
for o caso. Não é necessário ter o endereço fixo com CEP, nem muitos
detalhes além dos citados.
Evite aquelas animações com macaquinhos voando entre borboletas e
sapos saltando na lagoa. Além de parecer que você enviou o e-mail do
jardim de infância, fica difícil se concentrar na leitura com aquelas
coisas pulando. Nada de bicho!
Assunto
Escolha muito bem o assunto, pois é ele que vai resumir o tema do seu
e-mail. Tente ser o mais clara e objetiva possível. Outra dica é
escolher um título que se sobressaia entre as outras dúzias de e-mails
que recebemos
por dia.
Evite coisas como: “Oiê”, “Contato”, “Para fulana” etc. Prefira alguma
coisa que vai chamar a atenção da pessoa. Use sua criatividade com bom
senso!
E-mails curtos
Se você precisa marcar uma reunião com várias pessoas, facilite a
vida de todos e mande um e-mail para o grupo inteiro usando o recurso
Cc. (com cópia). Seja breve, mas não deixe de citar informações
importantes. Várias vezes recebi e-mails sem assunto e com textos
parecidos com este:
“Oi, gostaria de marcar uma reunião com você, vamos combinar. Alê.”
E aí eu fico a pensar: reunião sobre o quê? Quando? Será urgente? Será para a semana que vem? Quem é Alê? É homem ou mulher?
Trabalha onde? Será que esse e-mail era mesmo para mim? Que confusão! Veja abaixo um exemplo de e-mail breve, porém completo:
Assunto: Reunião de condomínio
Bom dia a todos,
Gostaria de agendar uma reunião para tratarmos sobre o uso das vagas de garagem do 1º subsolo. Sugiro a próxima quarta-feira, dia 8, às 20h ou o sábado, 11, às 18h.
Peço que cada um responda a este e-mail até amanhã, votando na
data mais conveniente (não é necessário copiar os outros moradores).
Firmada a data, colocaremos um aviso em nosso mural localizado no térreo
e nos elevadores. Quem não puder comparecer, favor enviar procurador ou
justificar a ausência conforme o regimento do condomínio.
Obrigado.
José Manoel
Síndico
Foi claro e objetivo. Além de ter todas as informações, o síndico
previu que se todos copiassem o grupo inteiro ao responder, seria uma
chuva de e-mails (previu o problema e já remediou). Se antecipou à
pergunta: “como vou saber que data ganhou?”, ao dizer que colocará no
mural e nos elevadores. Também se antecipou ao mencionar como os
ausentes devem proceder. Além do síndico ter colaborado para o
entendimento dos moradores, ele colaborou consigo mesmo, já que não vai
ter que ficar respondendo perguntas o dia todo.
E-mails longos
Neste caso é importante usar algumas técnicas que irão facilitar a leitura do(s) seu(s) destinatário(s).
* Escolha da tipologia – prefira escolher tipos (letras)
serifados para textos mais longos. Serifas são os tracinhos no final das
letras. Veja o quadro.
Os textos com tipos serifados são indicados
para textos maiores porque nossos olhos leem palavras inteiras e não
letra por letra. Esses tracinhos atuam como guias, pois parecem formar
um traço contínuo unindo as palavras e formando um texto mais uniforme.
Já para textos curtos, use as sem serifa (ou sans-serif), pois elas destacam mais cada palavra individualmente.
* Classifique – divida o texto em
tópicos para não ficar um bloco muito grande e único. A cada divisão,
procure dar um subtítulo para que a pessoa possa se localizar mais
rápido se precisar voltar no texto.
Como este post já está bem grandinho, vou parando por aqui. Semana que vem teremos o último desta série sobre comunicação.
!:
Patricia Lages retirado do blog de cristiane cardoso
